Le télétravail s’est imposé à beaucoup de français lors du premier confinement en mars 2020. Et voilà que la crise repart de plus belle et que nous avons à nouveau recours au télétravail. Comment tirer alors les enseignements du premier confinement ? Comment gagner en efficacité lors de sa journée en télétravail ? Quels sont les logiciels à adopter pour faciliter le travail à la maison ?
Les bonnes pratiques en télétravail
Le constat de base est clair : il faut se mettre en condition, comme pour aller travailler dans les locaux de l’entreprise.
Habillez-vous comme au bureau
Ou presque… Il est admis d’être plus à l’aise chez vous qu’en entreprise mais ne restez pas en pyjama. En effet, cela est contre productif et vous ne ferez pas la part entre détente et travail.
Fixez-vous des objectifs
Notez des éléments à accomplir pour votre journée et tenez-vous à les réaliser. Par exemple, établissez votre « to do list » et rayez les tâches effectuées. C’est hyper motivant et valorisant.
Communiquez
Maintenez le contact avec votre équipe. Organisez un rendez-vous quotidien en visio et partagez vos avancées. Vous pouvez aussi trouver un projet sur lequel travailler en commun. Chez Talents Tube par exemple, nous appliquons la méthode de gestion de projet Agile Scrum. Cette méthodologie s’applique notamment aux projets informatiques mais peut s’adapter à votre quotidien. Ainsi, nous nous réunissons chaque jour à heure fixe pour une courte réunion appelée « Daily ». Sur un temps limité de parole ( 5 minutes par personne). Chacun dit ce qui a été fait la veille et ce qui est prévu le jour même. En définitive, c’est un moment d’échange et de partage convivial qui permet à chacun de savoir ce que fait l’autre et de ne pas perdre le fil des actualités internes.
Gardez le rythme du bureau
Conservez les mêmes habitudes qu’au bureau : commencez votre journée à l’heure habituelle. Maintenez un temps de pause le midi ainsi que deux micro-coupures, une le matin et une l’après-midi, pour boire un café ou un thé par exemple. Il est important de quitter l’ordinateur des yeux et de changer de pièce si vous le pouvez. Enfin, profitez-en pour aérer votre logement, c’est bon pour votre santé.
Les outils, applications et logiciels indispensables
De nombreux outils gratuits sont disponibles et révolutionnent le télétravail. Véritables atouts pour le travail collaboratif, certains sont davantage plébiscités que d’autres. Afin de vous aiguiller, nous avons décidé de vous présenter ceux que nous utilisons au quotidien et pourquoi.
Slack, notre partenaire quotidien
Même avant confinement, Slack est notre outil de communication par excellence pour tout ce qui ne nécessite pas de longs discours et de traces écrites. Mêlant conversation “one to one” et les chaînes ou groupes de discussion à plusieurs, c’est un tout-en-un de la communication. Son avantage : pouvoir s’envoyer des documents sous de multiples formats et ce, hyper facilement. Il suffit de déplacer le fichier dans la fenêtre de discussion.
Le petit + sympa : les statuts modifiables qui permettent d’avertir les autres d’une réunion, d’un temps de pause ou d’une tâche en cours. Paramétré aussi avec votre agenda Google, votre statut est mis à jour automatiquement quand vous avez un événement de programmé. Slack permet aussi de passer des appels voix et vidéo, mais pour cette partie, nous utilisons l’outil suivant dans la liste. Retrouvez en attendant les informations et vidéos de présentation de Slack sur leur site et laissez vous convaincre, si ce n’est pas déjà fait.
Google et ses applications
Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Agenda autant d’applications que l’on trouve indispensables pour faciliter le quotidien en télétravail. Une fois votre compte Google créé, vous avez accès à l’ensemble des services. Faisons le tour des plus utiles à nos yeux :
Gmail : la messagerie électronique N°1 au monde
Un chiffre d’abord :
En 2019, c’est plus de 1,5 milliard d’utilisateurs actifs.
Une boite mail facile à utiliser. Le classement et l’organisation possibles n’ont que peu de limites. Vous pouvez utiliser votre signature, paramétrer vos envois, messages d’absence, etc. Utilisées avec Google Agenda, vous recevez vos invitations et vos notifications de rendez-vous immédiatement.
Google Agenda
Le must, paramétrer sur un même agenda votre compte professionnel et votre compte Gmail personnel. Ainsi, vous avez une vision claire et rapide en un coup d’œil sur votre journée. Impossible désormais d’oublier quelque chose.
Google Drive
Un service de stockage cloud sécurisé et évolutif pour les particuliers et les entreprises. Payez en fonction de vos besoins et du nombre d’utilisateurs. En entreprise, vous pourrez organiser votre architecture de stockage avec vos dossiers, sous dossiers etc. Ce que l’on adore ? Le travail collaboratif et l’enregistrement en temps réel des modifications sur les Google docs. Vous avez besoin d’une relecture sur votre prochain article ? Partagez le lien vers votre document et recevez des commentaires et suivez les modifications en direct. Un vrai travail d’équipe. Le + : on ne se perd plus dans les versions.
Google Meet
Nous terminerons la liste des outils du géant Google avec celui que nous avons choisi pour toutes nos réunions en visioconférence. Nous aurions pu rester sur Zoom ou Whereby mais finalement, la facilité d’utilisation, directement depuis l’agenda Google nous a séduite. Désormais, c’est via le lien généré automatiquement sur nos rendez-vous sur l’agenda que nous accédons aux réunions. Nous n’avons pas rencontré à aujourd’hui de problème d’utilisation ni de connexion. Petit + : la possibilité bien pratique de flouter l’arrière plan.
Trello
Trello vous aide à gérer vos projets grâce à des cartes, dites cards à accrocher sur un panneau (board). Elles sont rangées par colonne et par catégorie. Chaque carte peut correspondre à une tâche, à une mission, à un événement, en bref : à ce que vous voulez. C’est vous qui décidez également des colonnes et de votre organisation. Seul.e ou en équipe, vous distinguez les personnes qui sont affectées aux missions et la check list des actions à accomplir. Les différentes catégories ou colonnes correspondent souvent à l’état d’avancement de la mission. C’est un outil idéal et collaboratif à adopter d’urgence.
WeTransfer
Ce site vous permet d’envoyer gratuitement des fichiers, par email ou via un lien de partage, d’une taille allant jusqu’à 2 gigas. Quand Slack ne suffit pas, qu’un mail ne le transporte pas, c’est avec wetranfer que vous pouvez gratuitement transmettre vos fichiers importants. Chez Talents Tube, c’est un outil que nous utilisons pour envoyer des vidéos hors de notre organisation. Pas besoin de créer de compte, une adresse mail suffit.
Keepass
Afin de sauvegarder la multitude d’identifiants et de mots de passe, c’est la solution ! Stockée directement sur votre PC, l’appli est gratuite et sécurisée et vous permet de ne plus vous casser la tête pour retrouver votre dernier identifiant de connexion. C’est encore mieux que la gestion de vos mots de passe par votre navigateur…
Enfin et pour la partie sympa du collaboratif : WhatsApp. Parce que chez nous, on adore l’humour et échanger en équipe. Alors c’est sur nos smartphones que l’on partage nos bonnes idées vidéo, lecture et nos rendez-vous boire un coup…en visio !
J’espère que cet article sur le télétravail et ces bons conseils vous seront utiles. N’hésitez pas à commenter et à nous faire part de vos techniques pour mieux travailler à la maison. Enfin, si vous vous posez des questions sur le marché de l’emploi et comment recruter ou être recruté pendant le confinement, retrouvez-nos articles sur le sujet.
On vous embrasse,
La team TT
